Administrace ESF - know how
Hlavní stránka » BLOG » Administrace ESF - know how
Díky našim praktickým dlouhdoletým zkušenostem jsme sestavili jednoduchý návod jak se připravit a na co nezapomoneout při administraci projektů financovaných z ESF. Prosím příjměte toto know how jako náše praktické zkušenosti.
Na začátku projektu:
- nastavit v účetnictví pro projekt samostatné řady nebo středisko
- nastavit si procesy tak, aby se všechny informace o projektu potkávaly u jednoho člověka.
1. Musí se zde potkávat kopie všech faktur, musí hlídat jejich proplacení (projekty ESF se řídí podle cash flow ne podle účetních dokladů tzn. můžete žádost o proplacení peněz teprve až je vyplatíte vy. V praxi to znamená, že někdy je výhodnější zaplatit fakturu před splatností, aby Vám vyšla platba do monitorovacího období a mohli jste žádat o její proplacení)
2. Všechny dokumenty ohledně kurzů (přezenčky, materiály, hodnocení) – musí je archivovat a pohlídat, zda mají potřebná loga ESF
3. Když se někdo hlásí na otevřený kurz nebo objednává kurz pro firmu, tak by tento člověk – to měl dopředu vědět a zkontrolovat, zda cena a název odpovídá projektu. Pokud ne tak se dá většinou s dodavatelem domluvit, aby Vám na fakturu napsal co potřebujete
4. PROSTĚ – musí mít kopii všeho a v každém okamžiku snadno dohledat co kdy proběhlo a co je naplánováno
- Podívat se, zda, na co a jaká výběrová řízení musíte vypsat (vysvětlení níže)
- Podepsat dodatek ke smlouvě u členů o tom, že… % dělají teď pro projekt
Monitorovací zprávy – hlášení
- první zpráva je po 2 měsících o zahájení. Je to jednoduché hlášení ve wordu, přikládá se k němu pouze formulář . Nepopisujete nijak ekonomiku, jen co proběhlo a co se chystá
- každého půl roku pak podáváte monitorovací zprávu která se skládá
1. ze stejného wordového (textového) hlášení, co proběhlo a co se chystá
2. z vyplnění formulářů na webu
3. tabulek ohledně ekonomiky – požadavky na platy realizačního týmu, refundace mezd, seznam faktur, přepis vyčerpaných prostředků do rozpočtu projektu
4. tabulky faktických informací – jednoduchý pracovní výkaz realizačního týmu (den je jeden řádek)
Výběrová řízení:
- počítají se podle firem dodavatelů tzn. pokud v průběhu projektu v součtu od jednoho dodavatele překročíte hranice pro výběrová řízení, pak je teď na začátku musíte udělat (budete je muset dokladovat). Stalo se nám, že se nám to nechtěně nasčítalo od jednoho dodavatele a ministerstvo po nás zpětně chtělo doložit výběrové řízení.
- jsou 3 hranice
1. do 200.000 Kč od jednoho dodavatele můžete napřímo oslovit jednoho dodavatele dle Vašeho výběru
2. u částek 200–800.000 Kč musíte napřímo oslovit min. 3 dodavatele (pokud v ČR existují) a udělat z nich výběr.
3. u částek nad 800.000 Kč musíte vypsat výběrové řízení na .
- Jedno z výběrových kritérii musí být cena, ale je na Vás jakou váhu jí dáte (stačí např. 20%).
Další informace:
- v průběhu projektu Vám může přijít kontrola. Dopředu se ohlásí. Kontroluje papíry, publicitu (jestli máte všude logo a dodržujete to, k čemu jste se zavázali v žádosti v části ?publicita?)
- v žádosti v části jste se zavázali k naplnění nějakých čísel. Ty postupně v jednotlivých monitorovacích zprávách se budou naplňovat. Na konci musí mít min. hodnotu, ke které jste se zavázali.
- připravte se na to, že Vám budou monitorovací zprávy vraceny k opravě. Je to normální a je třeba to jen trpělivě opravovat. Určitě Vám je nakonec schválí. Není třeba z toho mít strach.
Jak se dokládají kurzy:
- pokud jsou vnitrofiremní, pak
1. podepsaná prezenční listina – musí mít loga
2. kopií materiálů (pokud účastníci dostávají). Ty musí mít na titulce loga EU, ESF atd., nesmí tam být logo dodavatele a pokud je tam Vaše logo, tak musí být menší než loga EU
3. faktura od dodavatele školení, občerstvení, pronájmy – nemusí mít loga ale musí obsahovat větu, že se jedná o projekt číslo atd.
4. tabulku refundací. Někteří úředníci chtějí i doklady o zaplacených výplatách (kopie výplatnic)
- pokud posíláte lidi na otevřené kurzy, pak doklady nebudou obsahovat logo, nebudete mít prezenčku ?
Rozpočet:
- můžete tam provádět změny (některé sami, některé Vám musí ministerstvo schválit). Musíte ale dodržet aktivity a monitorovací indikátory
- sami můžete přesouvat peníze v kapitole (tzn. např. pokud ušetříte neubytování tak to můžete posunout na stravné), mezi kapitolami rozpočtu do určité výši. Větší částky musíte mít nejprve schváleny
- můžete navyšovat cenu, za kterou něco nakoupíte max. o 10% (více už Vám musí dopředu schválit) tzn. např. nakoupíte jeden kurz levněji, tak ty peníze můžete přidat na jiný, který bude dražší
